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如何提高团队开会效率？从一个互联网公司的真实案例谈起

今天我们继续探讨如何提高自己的工作效率。在之前的讨论中，我们已经谈到了个人精力分配的问题。然而，开会无疑是影响个人效率的关键因素之一。根据我的观察，一家中小型互联网公司的中层管理者，每周大约有八分之一到六分之一的时间花在开会上。这让我不禁想到，中国人似乎天生就热衷于开会，无论是大事还是小事，都喜欢召开各种会议。就像有人说"有人的地方就有江湖"，那么在企业中，似乎也可以说"有人的地方就有会议"。

然而，问题来了：开会本是为了提高效率，但最终却成为了低效的行为。究竟发生了什么？让我带你回忆起一家公司的真实故事，看看如何在这种情况下保持效率。

我曾在一家公司担任员工，那里的老板有一个特别的习惯。每周的上午10点左右，他会邀请一群相关或不相关的人，讨论需求和产品的远期发展规划。听起来像是在讨论公司的未来，但实际上，大家只是围坐在会议室里，对着空气发表对未来的规划。老板经常抽他的芙蓉王，大家互相扯淡。闲暇时，老板还允许大家自己泡咖啡或茶，整体氛围非常轻松。通常这类会议会一直持续到下午两点，然后老板会突然意识到已经开了好久的会，带大家一起去吃饭。然而，故事还没有结束。晚上11点，老板会再给几个相关人员打电话，继续讨论白天的话题。他们会聚集到老板位于湘江边的两百平米大宅邸附近的一个茶馆中，围坐在一壶红茶旁，几乎不加水，讨论到凌晨三四点。第二天早上，他们依然准时上班。

同事们称这种会议为"神仙会"。"一壶茶一包烟，快乐似神仙"。当然，能参加这样的会并且把全场讨论清楚的往往都是中层或高层管理者。开会本身也是一种企业文化的一部分。如果你无法接受这样的开会，如何接受公司的价值观呢？

每次开会时，我总会选择先听前15分钟。因为，如果一件事情连15分钟都不能说明白，那说明这个会的价值可能已经不大了。要么双方根本没有在同一个频道上沟通，要么有一方根本没有用心准备相关的话题。当然，很多年长的管理者认为会议是企业管理的核心，总是想把更多的人拉进会议室，甚至动不动就要进行头脑风暴。但我们内心都清楚，这样的效率到底是高还是不高。

为什么我们会选择开会？有时候，开会确实是澄清事实、发现问题的重要方法。例如，在敏捷项目管理中，"站立会议"、"计划会"、"评审会"和"反思会"都是规定的会议类型。"站立会议"不超过15分钟，每个人需要用三个问题讲清楚自己的事情做了什么、遇到了什么和计划今天做什么。然而，实际操作中，这些会议有时会陷入文山会海的困境。

举个例子，某某某作为后端工程师，同时参与了三个产品的研发。如果每个产品都需要举行一次站立会议，那么至少需要准备一小时的开会时间。问题在于，如何确保一个会能在15分钟内结束，同时确保几个人能用短短几句话讲清楚自己的需求？

有的会议本应是任务会，结果却变成了头脑风暴会。大家围坐在一起，针对某个议题讨论半天，最后形成结论。这种结论的成本是四五个人两三个小时的工时。如果没有通过这种形式，难道就无法得到一个可用的结果吗？

有事没事就要搞头脑风暴，似乎已经成为互联网开发者们常吐槽的话题。仿佛只有通过开头脑风暴，才能收集到足够多的创意。作为领导，担心大家闲着，所以想着让大家过得更加充实。通过开会的形式，让大家先暂时放下手头的工作，切换到一个新的"副本"——会议室。

然后针对性地讨论一个或许与当前工作无关的话题，以便把大家脑海中的创造性思维彻底掏空。毕竟，互联网公司已经不需要创意了，而是需要快速借鉴。当然，开会也能让人放空，但这种放空最终会占用下班后的时间。从这一点上看，开会大约等于996。假如某天开了四次会，那么白天的全部时间都荒废了。最终，我们不得不花费大量精力去完成那些看起来像是在为公司抛头颅洒热血的拼命工作。

所以，在团队中如果想提高自己的工作效率，就得想办法思考如何提高团队会议效率的方法。这些方法可能在短期内无法实现你个人的劳动生产力提高，但会逐渐形成你的微习惯，并进而改变你的做事方式。

以下是一些可以尝试的策略：

灵活运用罗伯特议事规则。这是一种源自美国大洋彼岸的开会规则，联合国或美国国会都使用这种规则。罗伯特议事规则包括动议、复议、陈述议题、辩论和表决等多个步骤，制定了一系列规则，如未经动议不可讨论、主持人不能偏袒动议等。当然，大多数人可能会认为自己公司还没有复杂到需要动用罗伯特议事规则来开会的复杂程度。但在开会时，大部分情况下的纠结并不是不同观点持有者从各自的专业角度出发，认为某些问题值得做，不值得做，该怎么做，结果与其他人意见相左而引发的矛盾纠纷。

不要盲目地开头脑风暴会，尽量先进行头脑风暴调查。针对需要讨论的产品需求，提前让相关方对问题进行思考，形成一个大概的方向后，再通过会议的形式进行交流讨论。这样可以使得问题的思考时间尽可能地前置，避免参会者在会议的前十五分钟还不清楚这个会的目的而感到尴尬。

能不开会就别开会，要不开也得站着开。

每次开会先选择一个主持人，这个主持人配备一个秒表，超时立马让有关人员结束他的表述。如果一个人连五分钟都无法把自己的问题讲清楚，那这个人还真是很厉害，有做老板的潜质。

这些方法或许可以帮助我们逐渐积累属于自己的小成功。真爱生命，远离低效的会议，我们将逐渐形成自己的微习惯，并进而改变做事的方式。

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